外贸邮件的写作及注意事项

(一)一封电子邮件的组成要素

毋庸置疑传统的信函往来越来越被电子邮件交流所取代，虽然不同的电子邮件系统提供的用户界面千差万别，但是标准的电子邮件都是由以下几个主要要素组成的：
To （收件人栏）—— 输入收件人的电子邮箱地址
Cc （抄送栏）—— 输入接受抄送文件的人的电子邮箱地址，
并且收件人知道此抄送信息。
Bcc （密件抄送栏）—— 输入接受抄送文件的人的电子邮箱地
址，而收件人不知道此抄送信息。
Subject （主题栏）—— 输入邮件的简短文章概括介绍。收件
人能在其信箱中的邮件列表中清晰浏览此内容。
Message text area （正文栏）—— 输入邮件文章内容
Attachments （附件栏）—— 输入邮件附带的附件信息

(二)商务信函的语气

积极的语气
撰写商业书信时，语气总要显得积极，表达出合作的愿望。这样的语气总是比用消极冷漠的语气更能有效地打动人心。
请记住，信中使用的语气要有助于和对方建立良好的关系，写信的语气既要诚恳有礼，又不能显得你是在巴结讨好对方。
必须避免：
-指责对方犯错
-推推卸自己的责任
-漠视客户的问题
-拒绝帮助对方
-对对方的帮助毫不领情

以您为先的语气(You approach)
写信时要以对方为中心，把焦点从写信人转向收信人。这样做表明你站在客户的立场考虑问题，可以减少冲突。如果在提到坏消息时信中使用“you”, 就会带有一种责备的语气，然而一般的信，或是提到好消息的信，如果使用“you”, 听上去就会舒服得多。
（三）商务英语信函中主题不能忽略
书写商务信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。Subject位于Salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：
INVOICE 12345
Re: Invoice 12345
Subject: Invoice 12345

（四）商务英语信函中称呼的书写有讲究
在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。 如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：
“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:” （美式）。在不能
确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
1． 商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。
Dear纯属公务上往来的客气形式。
2． 写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear
再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear
father，Dear Tom等。
另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：
Dear Prof. David Schiller, Dear Dr. John Smith。

（五）英文email常用语（缩略语）
2L8 too late
AAMOF as a matter of fact
AFAIK as far as I know
ASAP as soon as possible
B4N bye for now
BCNU be seeing you
BTW by the way
CMIIW correct me if I’m wrong
CU see you (good bye)
CUL see you later
F2F face to face
FWIW for what it’s worth
FYA for your amusement
FYI for your information
HTH: hope this helps
IAC in any case
IOW in other words
IKWUM I know what you mean
IMHO in my humble opinion
IOW in other words
KWIM know what I mean
LOL laughing out loud
NBIF no basis in fact
OBO or best offer
OIC oh I see
OTOH on the other hand
RSN real soon now
ROTFL rolling on the floor laughing
SIG special interest group
SO significant other
TIA thanks in advance
TNSTAAFL there’s no such thing as a free lunch
TNX thanks
TTFN ta ta for now
TTYL talk to you later
WRT with respect to
WTG way to go
（六）商务信函写作技巧

1 使用齐头式书写商务信函- 即不使用缩进形式分割段落
2 商务信函的收信人地址应书写在信函上方，在发信人地址之下
3 在地址之下，隔双行书写日期
4 隔双行或是流出更多的空间使得文章的正文能位于信函篇幅中央。
5 男性收信人使用Mr.，女性收信人使用Ms，如果收信人有头衔，最好写头衔，如Dr.
6 信的开端举出一个写信的缘由 (i.e. ‘With reference to our telephone conversation…’ )
7 写明写信的原因(i.e. ‘I am writing to you to confirm our order…’)
8 注明信函自己的要求(i.e. ‘I would be grateful if you could include a brochure…’)
9 如果想进一步联系，提出建议 (i.e. ‘I look forward to meeting you at…’)
10 信函结束时别忘了表示谢意(i.e. ‘Thank you for your prompt help…’)
11 注意结尾敬辞的对应 (i.e. ‘Yours sincerely,’)
12 签名留出足够的位置并注明头衔

（七）商务电子邮件写作的几点注意事项

现在的商务往来中，合作双方通常都使用电子邮件这种快速便捷的通讯方式。在写作商务中的电子邮件的时候，有以下几点注意事项供大家参考。

1. Email is much less formal than a written letter. Emails are usually short and concise.
电子邮件是一种相对不是特别正式的信件。通常简短而精炼。

2. If you are writing to someone you don’t know, a simple “Hello” is adequate. Using a salutation such as “Dear Mr Smith,” is too formal.
如果你是给你不认识的人写电子邮件，那么用简单的招呼用语”Hello”就可以了。如果用”Dear Mr. Smith”则显得过于正式。

3. When writing to someone you know well, feel free to write as if you are speaking to the person.
如果写给你熟知的人，用语可以像平时说话一样。

4. Use abbreviated verb forms (He’s, We’re, He’d, etc.)
可以用一些动词形式的缩写，比如：He’s, We’re, He’d, 等等

5. Include a telephone number to the signature of the email. This will give the recipient the chance to telephone if necessary.
签名中要包括你的电话号码。这样，如果需要的话，收信人可以跟你电话联系。

6. When replying eliminate all the information that is not necessary. Only leave the sections of text that are related to your reply. This will save your reader time when reading your email.
回复别人邮件时，应该删除所有不需要的信息，这样可以给你的读者节省读邮件的时间

（八）邮件格式范例一篇

（九）英文传真写作注意事项
为了方便收件人阅读、辨认以及公司内部文件的保存，很多公司都制定了自己的传真页面格式。首先在信头下加印或键入标题“传真”或“传真封面”，然后详细列出以下信息：发件人、收件人的名称、电话和传真号，发函日期，页数等。有些公司会在标题下插入一个包含所有信息的表格，简洁明了，这也是一个值得推荐的好办法。
此外在写作传真过程中，应避免使用很粗的字体或多种不同颜色的字体，只有简洁明了的字体才能使接收到的传真清晰可辨；还应避免出现大面积色彩浓重的段落，它们会导致传输过程加长，让收件人在接收传真时，承担更多的油墨费，或长时间地占用传真机。还要尽量避免加注脚，由于它们字体偏小，容易导致接收时无法辨认。若您使用热敏传真纸接收传真，应注意将值得保留的文件及时复印归档，因为热敏纸上的文字会随着时间的流逝褪色，直至完全消失。归档时要标明收件人和发件人的姓名、公司名、所属部门、电话号码、传真号码、联系地址、任务号、主题行、日期和页数。

（十）如何写英文传真—模板一篇

一般公司都有固定的传真格式，一般我们需要清楚地填妥传真
头，起拟传真内容，准确、快捷地将有关内容传到对方。

　　To XX Company 　　 Attn Mr X
　　From Mr Wang 　　　Date 2000123　
　　Fax No 2233666　　　Ref No FO 1216-01
　　Pages1
　　Subject Providing Information
　　
Dear Mr Smith
　　It was a pleasure meeting you this week and learning of your
interest in our promoting project.
　　Please find enclosed detailed information of our special
promotion package for the March issue.
　　As time is short final deadline has passed. Your prompt
confirmation would be highly appreciated.
　　Thank you for your kind attention and I look forward to your
prompt reply.
　　　　　　　　　　　　　　　　　 Best regards.